Principais erros logísticos que comprometem os resultados das empresas
A logística destaca-se como um importante elo da cadeia de suprimentos das empresas, e, portanto, planejar, controlar e implementar fluxos físicos e informacionais, desde o ponto de origem (fornecedores) ao ponto de destino (clientes) é o diferencial para minimizar os erros logísticos e garantir o sucesso da operação.
Assim, a logística é responsável por garantir a disponibilidade do produto ou serviço no local e tempo solicitado, na qualidade e quantidade certas, a um custo que o cliente está disposto a reconhecer como justo.
Para que isso seja possível uma série de processos e atividades primárias e de apoio precisam ser executadas e bem gerenciadas dentro dos subsistemas logísticos, que são: Logística de Suprimentos; Logística de Produção; e, Logística de Distribuição.
A Logística de Suprimentos engloba as atividades de gestão de compras, administração física e gestão de estoque, enquanto a Logística de Produção lida com o planejamento de compras, produção e distribuição. Já a Logística de Distribuição contempla as atividades de gestão e processamento de pedidos, armazenagem, movimentação e transporte, e tem como principal objetivo disponibilizar o material/serviço no momento e local desejado, observadas as condições esperadas pelo cliente.
Nota-se que em algumas estruturas organizacionais, o serviço ao cliente também está nas atribuições da cadeia de suprimentos, por vezes como um setor independente, e em outros casos incorporado a gestão de pedidos.
Durante a execução destas atividades pode ocorrer uma série de erros logísticos e/ou não conformidades que comprometem a operação agregando custos com retrabalhos e correções, comprometendo consequentemente o nível de serviço desejado pelo cliente.
Portanto, observe a seguir os principais erros e/ou não conformidades cometidas pelas empresas e soluções para evitá-las.
1) Gestão de compras
A atividade de compra ou obtenção contempla todo o processo para adquirir materiais e serviços necessários ao funcionamento das empresas.
Erros e/ou não conformidades na Gestão de Compras:
- Inobservância dos critérios ideais de cobertura de estoque, o que pode gerar a aquisição de produtos em quantidades inadequadas;
- Inexistência de planejamento e, consequente realização de compras emergenciais recorrentes;
- Não possuir um orçamento, ou não cumprí-lo;
- Ausência de processos, regras e políticas de compras bem definidas;
- Base de fornecedores restrita, o que gera a centralização de compras;
- Ausência de critérios para selecionar e avaliar fornecedores;
- Falha na análise das demandas previstas;
- Ausência de um acordo de nível de serviço com os fornecedores;
- Processo de negociação fora do lead time adequado.
Soluções para evitar erros e/ou não conformidades na Gestão de Compras:
- Registro correto das entradas e das saídas dos materiais;
- Organização dos cadastros de materiais;
- Planejamento e programação das compras;
- Determinação dos critérios ideais para a seleção de fornecedores;
- Realização, no mínimo, três cotações antes da aquisição;
- Utilização de sistemas para suportar o processo de compras e negociações;
- Construção de um SLA (Service Level Agremment) com o fornecedor;
- Ampliação da base de fornecedores.
2) Gestão de Estoques
Os estoques têm por finalidade atender as demandas internas e externas das empresas, disponibilizando estes materiais no momento que são requeridos.
A gestão eficiente do estoque evita custos com perdas e avarias, bem como minimiza os efeitos causados por rupturas no momento do processamento do pedido.
Erros e/ou não conformidades na Gestão de Estoques:
- Compras excessivas ou insuficientes;
- Instalações de armazenagem inadequadas;
- Ausência de inventários periódicos;
- Falta ou erro no registro das movimentações no sistema;
- Falhas na conferência dos materiais;
- Endereçamento ausente ou incorreto;
- Utilização de planilhas manuais;
- Ausência de política de restrição de acesso às áreas de armazenagem;
- Falta de acompanhamento da validade dos produtos.
Soluções para evitar erros e/ou não conformidades na Gestão de Estoques:
- Treinamento da equipe;
- Implementação de sistemas de gerenciamento de depósito (WMS- Warehouse Management System) confiáveis;
- Definição dos níveis de estoque de acordo com a estratégia da empresa;
- Definição de políticas de controle de estoque que suportem e garantam as operações, entre elas: inventário físico; acurácia dos estoques; análise do giro/rotatividade; cobertura de estoque; e, curva ABC;
- Implantação de sistema de controle de acesso às instalações de armazenagem.
3) Gestão de Pedidos
O ciclo do pedido é compreendido como o período decorrente entre a solicitação e o recebimento do material.
Sendo assim, a atividade de processamento de pedidos consiste na gestão deste ciclo, sendo composto pelas seguintes etapas: (1) recepção do pedido; (2) análise do pedido, que trata de verificações ou checagens (disponibilidade do produto, análise de crédito do cliente); (3) preparação do pedido, que se refere à separação física no estoque, embalagem e identificação; (4) faturamento e expedição do pedido; e, (5) entrega.
A seguir estão identificados alguns erros logísticos que ocorrem na realização desta atividade e soluções para minimizá-los.
Erros e/ou não conformidades na Gestão de Pedidos:
- Falta de integração das informações;
- Comunicação falha, o que causa perda de informações sobre o pedido;
- Entradas incorretas do pedido;
- Realização de atividades desnecessárias que alonguem o ciclo do pedido.
Soluções para evitar erros e/ou não conformidades na Gestão de Pedidos:
- Unificação do processo;
- Padronização do processo;
- Utilização um software para coleta e gerenciamento do pedido;
- Desenvolvimento e acompanhamento de indicadores de desempenho para controlar o lead time dos pedidos, por exemplo;
- Consolidação de informações e responsabilidades numa área única, capaz de suportar todo o ciclo do pedido em suas diferentes fases.
4) Entregas/ Transporte
A atividade de transporte pode ser entendida como o deslocamento de materiais de um ponto de origem a um ponto de destino. Esta possui forte influência na satisfação dos clientes, já que é responsável por garantir que o produto chegue no prazo, na quantidade, qualidade e local desejado pelo consumidor.
Erros e/ou não conformidades no Transporte:
- Não cumprimento dos prazos de entrega;
- Produtos entregues apresentando alguma não conformidade (avaria, validade expirada, apresentação, etc);
- Divergências no pedido (quantidade, item, prazos e valores);
- Ausência de um itinerário lógico;
- Custos operacionais mal dimensionados.
Soluções para evitar erros e/ou não conformidades no Transporte:
- Dimensionamento das tabelas de prazos de entregas de acordo com a origem e destino;
- Programação das entregas junto aos clientes;
- Otimização das rotas de entrega;
- Treinamento da equipe para executar a conferência e manuseio de materiais corretamente;
- Controle das devoluções.
Portanto, apresentamos aqui os erros logísticos e as não conformidades mais comuns nas empresas, que independe do setor de atuação. Assim, desenvolver soluções para evitá-las deverá ser uma preocupação constante do gestor da área, uma vez que falhas recorrentes comprometem a fidelização dos clientes.
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