Principais erros logísticos que comprometem os resultados das empresas

A logística destaca-se como um importante elo da cadeia de suprimentos das empresas, e, portanto, planejar, controlar e implementar fluxos físicos e informacionais, desde o ponto de origem (fornecedores) ao ponto de destino (clientes) é o diferencial para minimizar os erros logísticos e garantir o sucesso da operação.

Assim, a logística é responsável por garantir a disponibilidade do produto ou serviço no local e tempo solicitado, na qualidade e quantidade certas, a um custo que o cliente está disposto a reconhecer como justo.

Para que isso seja possível uma série de processos e atividades primárias e de apoio precisam ser executadas e bem gerenciadas dentro dos subsistemas logísticos, que são: Logística de Suprimentos; Logística de Produção; e, Logística de Distribuição.

A Logística de Suprimentos engloba as atividades de gestão de compras, administração física e gestão de estoque, enquanto a Logística de Produção lida com o planejamento de compras, produção e distribuição. Já a Logística de Distribuição contempla as atividades de gestão e processamento de pedidos, armazenagem, movimentação e transporte, e tem como principal objetivo disponibilizar o material/serviço no momento e local desejado, observadas as condições esperadas pelo cliente.

Nota-se que em algumas estruturas organizacionais, o serviço ao cliente também está nas atribuições da cadeia de suprimentos, por vezes como um setor independente, e em outros casos incorporado a gestão de pedidos.

Durante a execução destas atividades pode ocorrer uma série de erros logísticos e/ou não conformidades que comprometem a operação agregando custos com retrabalhos e correções, comprometendo consequentemente o nível de serviço desejado pelo cliente.

Portanto, observe a seguir os principais erros e/ou não conformidades cometidas pelas empresas e soluções para evitá-las.

1) Gestão de compras

A atividade de compra ou obtenção contempla todo o processo para adquirir materiais e serviços necessários ao funcionamento das empresas.

Erros e/ou não conformidades na Gestão de Compras:

Inobservância dos critérios ideais de cobertura de estoque, o que pode gerar a aquisição de produtos em quantidades inadequadas;
Inexistência de planejamento e, consequente realização de compras emergenciais recorrentes;
Não possuir um orçamento, ou não cumprí-lo;
Ausência de processos, regras e políticas de compras bem definidas;
Base de fornecedores restrita, o que gera a centralização de compras;
Ausência de critérios para selecionar e avaliar fornecedores;
Falha na análise das demandas previstas;
Ausência de um acordo de nível de serviço com os fornecedores;
Processo de negociação fora do lead time adequado.

Soluções para evitar erros e/ou não conformidades na Gestão de Compras:

Registro correto das entradas e das saídas dos materiais;
Organização dos cadastros de materiais;
Planejamento e programação das compras;
Determinação dos critérios ideais para a seleção de fornecedores;
Realização, no mínimo, três cotações antes da aquisição;
Utilização de sistemas para suportar o processo de compras e negociações;
Construção de um SLA (Service Level Agremment) com o fornecedor;
Ampliação da base de fornecedores.

2) Gestão de Estoques

Os estoques têm por finalidade atender as demandas internas e externas das empresas, disponibilizando estes materiais no momento que são requeridos.

A gestão eficiente do estoque evita custos com perdas e avarias, bem como minimiza os efeitos causados por rupturas no momento do processamento do pedido.

Erros e/ou não conformidades na Gestão de Estoques:

Compras excessivas ou insuficientes;
Instalações de armazenagem inadequadas;
Ausência de inventários periódicos;
Falta ou erro no registro das movimentações no sistema;
Falhas na conferência dos materiais;
Endereçamento ausente ou incorreto;
Utilização de planilhas manuais;
Ausência de política de restrição de acesso às áreas de armazenagem;
Falta de acompanhamento da validade dos produtos.

Soluções para evitar erros e/ou não conformidades na Gestão de Estoques:

Treinamento da equipe;
Implementação de sistemas de gerenciamento de depósito (WMS- Warehouse Management System) confiáveis;
Definição dos níveis de estoque de acordo com a estratégia da empresa;
Definição de políticas de controle de estoque que suportem e garantam as operações, entre elas: inventário físico; acurácia dos estoques; análise do giro/rotatividade; cobertura de estoque; e, curva ABC;
Implantação de sistema de controle de acesso às instalações de armazenagem.

3) Gestão de Pedidos

O ciclo do pedido é compreendido como o período decorrente entre a solicitação e o recebimento do material.

Sendo assim, a atividade de processamento de pedidos consiste na gestão deste ciclo, sendo composto pelas seguintes etapas: (1) recepção do pedido; (2) análise do pedido, que trata de verificações ou checagens (disponibilidade do produto, análise de crédito do cliente); (3) preparação do pedido, que se refere à separação física no estoque, embalagem e identificação; (4) faturamento e expedição do pedido; e, (5) entrega.

A seguir estão identificados alguns erros logísticos que ocorrem na realização desta atividade e soluções para minimizá-los.

Erros e/ou não conformidades na Gestão de Pedidos:

Falta de integração das informações;
Comunicação falha, o que causa perda de informações sobre o pedido;
Entradas incorretas do pedido;
Realização de atividades desnecessárias que alonguem o ciclo do pedido.

Soluções para evitar erros e/ou não conformidades na Gestão de Pedidos:

Unificação do processo;
Padronização do processo;
Utilização um software para coleta e gerenciamento do pedido;
Desenvolvimento e acompanhamento de indicadores de desempenho para controlar o lead time dos pedidos, por exemplo;
Consolidação de informações e responsabilidades numa área única, capaz de suportar todo o ciclo do pedido em suas diferentes fases.

4) Entregas/ Transporte

A atividade de transporte pode ser entendida como o deslocamento de materiais de um ponto de origem a um ponto de destino. Esta possui forte influência na satisfação dos clientes, já que é responsável por garantir que o produto chegue no prazo, na quantidade, qualidade e local desejado pelo consumidor.

Erros e/ou não conformidades no Transporte:

Não cumprimento dos prazos de entrega;
Produtos entregues apresentando alguma não conformidade (avaria, validade expirada, apresentação, etc);
Divergências no pedido (quantidade, item, prazos e valores);
Ausência de um itinerário lógico;
Custos operacionais mal dimensionados.

Soluções para evitar erros e/ou não conformidades no Transporte:

Dimensionamento das tabelas de prazos de entregas de acordo com a origem e destino;
Programação das entregas junto aos clientes;
Otimização das rotas de entrega;
Treinamento da equipe para executar a conferência e manuseio de materiais corretamente;
Controle das devoluções.

Portanto, apresentamos aqui os erros logísticos e as não conformidades mais comuns nas empresas, que independe do setor de atuação. Assim, desenvolver soluções para evitá-las deverá ser uma preocupação constante do gestor da área, uma vez que falhas recorrentes comprometem a fidelização dos clientes.

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