Como escolher o sistema de gestão ideal para a sua empresa
Muitas empresas se queixam sobre a eficácia das tecnologias e softwares de gestão existentes no mercado. Alegam que no momento da compra, a solução apresentada pelas empresas de TI promete resolver todos os problemas e dificuldades para a realização das operações. Mas, ao iniciar a implantação e utilização dos sistemas o cenário, muitas vezes, não é tão perfeito assim.
Portanto, um questionamento muito comum entre nossos clientes atualmente é: qual o melhor software de gestão do mercado? Ou, que tipo de tecnologia da informação a Duett Consultoria recomendaria para as operações da minha empresa?
Essa definição realmente não é uma tarefa tão simples quanto parece, já que existem inúmeras tecnologias e empresas disponíveis. É necessário, portanto, dedicar tempo e estudo sobre o tema e ter cautela nas escolhas.
Veja a seguir algumas dicas para ter maior assertividade na definição da tecnologia, software ou sistema de gestão adequado para sua empresa!
1- Estruturação dos processos:
Recomendamos sempre aos nossos clientes que mapeiem, organizem e estruturem os processos da empresa antes de adquirir ou mudar de software ou sistema de gestão. Se não há clareza, entendimento e gestão do conhecimento sobre os fluxos, regras de negócio e funcionamento das operações, dificilmente a migração das informações para os sistemas de TI funcionarão corretamente.
Como afirma Willian Deming “se você não pode descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo”.
2- Identificação das necessidades sistêmicas:
Não é porque um determinado sistema ou tecnologia é bem conceituada, ou porque recebeu o Selo X ou Y de qualidade, ou ainda, porque é a mais cara e mais utilizada pelas empresas de sucesso do mercado, que a sua empresa terá que adquiri-la ou que seja adequado para você.
Nesta etapa, é importante considerar sua real necessidade de gestão, bem como dimensionar o seu negócio num horizonte futuro de cinco anos, assim o sistema escolhido estará calibrado para absorver outras demandas provenientes do processo de crescimento do seu negócio.
Sugerimos que seja elaborada uma RFP (Request for Proposal) para detalhamento técnico das necessidades objetivando evitar futuras customizações as quais podem onerar o projeto.
3- Definição do tipo de tecnologia ou software:
A partir das necessidades sistêmicas levantadas você já terá uma ideia sobre qual tecnologia de TI necessita, se um ERP, WMS, TMS, AI, EDI, etc. Uma sopa de letrinhas, não é mesmo? Veja o significado e benefícios de cada uma dessas:
- ERP (Enterprise Resource Planning) ouPlanejamento dos recursos da empresa: são softwares de gestão que integram os processos da empresa ao organizar e transmitir as informações entre as diferentes áreas da empresa. Sendo assim, funcionam como uma base comum de dados, já que consolidam toda a operação num único local. Os principais benefícios ao adquirir um ERP são: unificar os dados da organização; integrar, padronizar e controlar informações e processos; melhorar a gestão sobre os custos e tomadas de decisão; coletar e registrar dados da rotina da empresa.
- TMS (Transportation Management System) ouSistema de Gestão de Transporte: é um software de gestão utilizado principalmente pelas empresas de transportes que auxilia, de maneira geral, no planejamento, execução, monitoramento e controle das entregas. Esta tecnologia suporta a realização de tarefas como: consolidação de carga, expedição, emissão de documentos, entregas e coletas de produtos, rastreabilidade, auditoria de fretes, manutenção da frota, custos e nível de serviço. Os principais benefícios em tê-la são: melhoria na composição de cargas e definição de rotas; menor tempo para planejamento da carga; melhor utilização dos recursos de transporte; monitoramento e gestão sobre o custo de transporte; informações online; suporte de indicadores de desempenho.
- WMS (Warehouse Management System) ou Sistema de Gerenciamento de Armazém: integração de hardware, software e equipamentos para gerenciar espaço físico, estocagem, equipamentos e mão de obra num centro de distribuição. Os benefícios desta tecnologia são: planejamento e alocação de recursos; programação e entrada de pedidos; agilidade na separação de pedidos; expedição e inventários; redução de erros na operação; controle de shelf life e informações sobre ocupação do espaço; informações em tempo real; controle de equipamentos de estocagem automatizado.
- AI (Automatic Identification) ouIdentificação Automática: são tecnologias que permitem que o produto seja identificado em todas as etapas da cadeia de abastecimento, desde a produção até a venda ao consumidor final. Os principais tipos de AI são: etiquetas de código de barras e RFID (Radio Frequency Identification) ou identificação por rádio frequência.
Definida a tecnologia será mais fácil identificar possíveis fornecedores no mercado.
4- Busca de Fornecedores:
Vá ao mercado e pesquise quais são as empresas que fornecem soluções que possam atender as necessidades da sua empresa. Verifique se estes fornecedores possuem sede, base ou filial no local onde sua empresa está posicionada. Não que você não possa optar por empresas de TI que estejam em outros estados ou até, em outros países, mas quanto mais próxima estiver mais fácil será o contato e o suporte caso precise.
Em seguida, envie o RFP com o detalhamento técnico das necessidades sistêmicas da sua empresa aos fornecedores selecionados para verificar a aderência das soluções.
5- Conhecimento sobre os softwares e tecnologias:
Não adquira nenhum sistema antes de conhecê-lo e, principalmente, testá-lo! Portanto, solicite uma versão demo (teste) aos fornecedores e navegue pela tecnologia, testando os links entre os módulos e verificando a navegabilidade. É extremamente importante que a tecnologia seja simples, confiável e intuitiva.
6- Análise dos orçamentos:
Definidas as tecnologias que atendam as necessidades da empresa solicite e analise os orçamentos dos fornecedores. Avalie o custo, forma de pagamento, flexibilidade, suporte e prazo para implantação. Verifique se o orçamento contempla todos os valores, desde o montante para aquisição, implantação, licenças de uso, mensalidades e customizações.
Lembre-se que um novo sistema é um investimento importante, e, portanto, assim deve ser tratado. Estabeleça junto ao fornecedor um SLA (Service Level Agreement) que garanta a qualidade esperada tanto dos serviços quanto do sistema como, por exemplo, tempo de resposta do sistema de retaguarda. Ademais, não se descuide dos fluxos financeiros, condicionando os pagamentos ao cronograma de entregas. Assim, as decisões serão mais assertivas e os custos extras minimizados.
Note, portanto, que identificar e definir a tecnologia ou sistema adequado para a sua empresa é uma jornada árdua, mas importantíssima, já que uma escolha mal sucedida poderá ocasionar custos extras, paradas indesejadas na produção ou faturamento da sua empresa, perdas financeiras em virtude de ausência de confiabilidade, perdas na eficiência e eficácia nas operações, entre outros. Se você ou sua equipe não possuem tempo ou know how para se dedicarem a este tema relevante, nós da Duett Consultoria podemos apoiá-los! Saiba mais aqui!
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